Guía práctica para adaptar tu pyme o negocio autónomo a la factura electrónica sin gastar un euro
Lo que realmente necesitas para cumplir con VeriFactu y la factura electrónica si eres autónomo o micropyme en 2026, sin pagar licencias innecesarias ni depender de terceros.
Publicado 11 de diciembre de 2025 · Categoría: Estrategia · IA y digitalización.
Durante los próximos meses, muchos autónomos y pequeñas empresas van a vivir un bombardeo constante de anuncios: “factura electrónica gratis”, “te lo montamos sin coste”, “cumple la normativa hoy mismo”. Es un patrón que se repite cada vez que llega una nueva obligación digital: primero cambia la ley, y enseguida aparece una avalancha de ofertas comerciales.
El problema no es que existan esas ofertas. El problema es que, en muchos casos, “gratis” significa otra cosa: instalación gratuita ahora y suscripción obligatoria mañana, costes de mantenimiento, limitaciones para cambiar de proveedor, o dependencia total de un tercero para algo tan básico como emitir una factura.
Lo que casi nunca se explica con claridad es esto: cumplir la normativa de factura electrónica y los requisitos de VeriFactu no obliga a contratar un programa de pago. Si eres autónomo o micropyme con un volumen reducido de facturas, puedes adaptarte utilizando herramientas gratuitas públicas y planes free de calidad, sin atarte a ninguna licencia.
Las fechas clave son:
- Sociedades (Impuesto de Sociedades): obligación desde 1 de enero de 2026.
- Autónomos y micropymes: obligación desde 1 de julio de 2026.
Si eres autónomo, todavía tienes margen, pero no conviene dejarlo para el último momento. Esta guía está pensada especialmente para ti: para que entiendas qué pide la ley, qué herramientas gratuitas existen y cómo puedes adaptarte sin pagar nada salvo que, con la información completa, decidas que una herramienta de pago te compensa.
Aquí no vendemos software. Aquí te damos criterio, claridad y un camino seguro para decidir con cabeza.
1. Por qué esta guía sobre la factura electrónica obligatoria es necesaria
El cambio normativo en torno a VeriFactu y la factura electrónica está generando una mezcla de dudas, ruido comercial e información incompleta. Para muchas pymes y autónomos, la sensación predominante es que este proceso será caro, complejo y que necesitarán “contratar a alguien” o pagar licencias mensuales de software para poder cumplir la ley.
La realidad es distinta: cumplir la normativa es totalmente posible usando herramientas gratuitas. Especialmente si eres autónomo o micropyme con un volumen reducido de facturas, la transición puede hacerse con herramientas oficiales de la Administración y con planes gratuitos de software privado plenamente compatibles con los requisitos legales.
Entonces, ¿por qué existe tanta confusión? Por una razón sencilla: con cientos de miles de negocios obligados a adaptarse, es lógico que aparezcan ofertas “gratuitas” que luego esconden una cuota anual obligatoria, mantenimiento de pago o limitaciones importantes que acaban llevando a una suscripción.
Esta guía existe para cubrir ese hueco: dar claridad, criterio y un camino ordenado para que adaptes tu negocio sin gastar un euro si no quieres, entendiendo exactamente qué pide la ley y cómo resolverlo con herramientas gratuitas.
2. Qué exige realmente la normativa (y qué significa para una pyme o autónomo)
La normativa no exige contratar un software de pago. Exige cumplir unos requisitos técnicos. Y esos requisitos pueden cumplirse con herramientas 100% gratuitas.
La nueva normativa de factura electrónica y el reglamento de sistemas de facturación VERI*FACTU han generado confusión: muchos autónomos creen que tendrán que pagar licencias mensuales o contratar a alguien para implementar la solución. La realidad es distinta: si tu volumen y complejidad son moderados, puedes cumplir todo con software oficial gratuito y sin dependencias externas.
2.1. Fechas reales de obligatoriedad
- Sociedades y pymes (facturación electrónica B2B): entrada en vigor prevista en fases a partir de 2025, pendiente del desarrollo reglamentario final.
- Autónomos: previsión de obligatoriedad por tramos, con margen adicional para adaptación técnica.
- Reglamento VERI*FACTU (RD 1007/2023): obligatorio para todos los sistemas de facturación que quieran emitir facturas verificables por AEAT.
2.2. Los requisitos técnicos explicados en claro (sin jerga)
1) Emitir facturas electrónicas en formato estructurado
La ley exige que las facturas no sean simples PDF. Deben generarse en formatos estructurados como Facturae o equivalentes.
Herramientas gratuitas que lo permiten:
2) Trazabilidad y numeración correlativa
Todas las facturas deben quedar registradas sin lagunas, huecos ni duplicados, y mantener un historial completo.
Los programas oficiales ya aplican esta lógica por defecto.
3) Integridad y conservación digital
Las facturas deben almacenarse en formato digital, accesible y con garantía de que no han sido alteradas.
Con herramientas gratuitas puedes lograrlo con:
- Almacenamiento en la nube (Google Drive, OneDrive, Dropbox…)
- Copias de seguridad manuales
4) Firma digital válida
Para facturas electrónicas, especialmente si trabajas con la Administración, necesitarás firmarlas con un certificado digital.
Puedes obtenerlo GRATIS en la FNMT:
Descargar certificado FNMT
5) Envío automático o manual a clientes y plataformas
Si trabajas con la Administración, usarás la plataforma gratuita:
FACe – Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas
Si trabajas B2B, las facturas se envían directamente a tus clientes (email, descarga o integración).
2.3. Lo que NO exige la normativa (pero muchos creen que sí)
- No exige contratar un ERP o un software de facturación de pago.
- No exige tener un servicio de mantenimiento anual.
- No exige automatizar todos los procesos desde el primer día.
- No exige un volumen mínimo de facturas ni una forma de trabajar concreta.
Muchas pymes creen que “si no pago una suscripción, no cumplo”. Es falso. El cumplimiento depende de usar software que cumpla el estándar técnico, no de cuánto pagas por él.
2.4. Resumen rápido para quien va perdido
- Necesitas un software capaz de generar facturas estructuradas → Facturae o VeriFactu son gratuitos.
- Necesitas un certificado digital → FNMT gratuito.
- Necesitas un sitio donde guardar las facturas → Drive/OneDrive/etc.
- Si facturas a la Administración → envías por FACe (gratuito).
- No estás obligado a contratar nada adicional.
3. Mapa de herramientas gratuitas para cumplir con la factura digital
Una pyme o un autónomo en España puede cumplir la normativa de factura electrónica y VERI*FACTU sin tener que asumir cuotas de software desde el primer día. La clave es entender qué ofrece la propia Administración y qué alternativas privadas existen con planes gratuitos o muy asequibles, para elegir con criterio según tu volumen de facturas y tu forma de trabajar.
No estás obligado a contratar un software caro “porque lo diga Hacienda”. Estás obligado a cumplir la norma. Y eso se puede hacer con herramientas públicas gratuitas y, si quieres, con programas privados con plan gratis.
En la práctica, hoy tienes tres grandes familias de opciones:
- Herramientas públicas 100 % gratuitas de la AEAT y la Administración (adecuadas para volúmenes bajos o relación frecuente con lo público).
- Programas privados con plan gratuito permanente (pensados para autónomos y micropymes con pocas facturas).
- Programas privados con pruebas gratuitas o modelo freemium, útiles si quieres algo más avanzado y no te importa pagar a medio plazo.
En esta guía vamos a usarlas como ejemplos, pero el recorrido paso a paso del apartado 5 está pensado para que puedas hacerlo solo con soluciones 100 % gratuitas.
3.1. Herramientas públicas gratuitas (AEAT y Administración)
Si tu prioridad es minimizar costes y tu volumen de facturas no es muy alto, tiene sentido mirar primero las soluciones que ya ofrece gratuitamente la Administración: la aplicación de facturación VERI*FACTU de la AEAT, el programa Facturae y la plataforma FACe para facturar a organismos públicos.
Aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU (AEAT)
La Agencia Tributaria ha publicado una aplicación web gratuita de facturación VERI*FACTU pensada para autónomos, profesionales y empresas con un volumen reducido de facturas. Funciona como un formulario en la Sede Electrónica: entras con tu certificado digital, generas la factura y el sistema envía automáticamente los registros a Hacienda cumpliendo el reglamento VERI*FACTU.
- No requiere instalar nada: funciona desde el navegador.
- Emite facturas electrónicas válidas y envía el registro directamente a la AEAT.
- Cumple el reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023).
Limitaciones: no tiene app móvil, no automatiza procesos ni integra stock o contabilidad. Es lenta si facturas a diario.
Más adecuada para: autónomos o microempresas que emiten pocas facturas al mes y quieren un entorno 100 % oficial, aunque sea poco cómodo.
Programa Facturae (formato Facturae + facturación a la Administración)
Facturae es el programa gratuito de la Administración para generar facturas electrónicas en formato Facturae, el estándar exigido para facturar a muchas Administraciones Públicas. Desde su página oficial puedes descargar la aplicación de escritorio: descargas de Facturae .
- Permite crear, firmar y enviar facturas en formato Facturae.
- Se integra con la presentación de facturas a través de FACe.
- Es válido tanto para pymes como para autónomos que facturan a la Administración.
Limitaciones: interfaz algo antigua, requiere instalación en ordenador y curva de aprendizaje básica.
Más adecuada para: empresas y autónomos que facturan de forma recurrente a ayuntamientos, comunidades u otros organismos públicos.
Plataforma FACe (envío de facturas a las Administraciones)
FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas a las Administraciones Públicas españolas. No sirve para crear la factura, pero sí para enviarla y hacer seguimiento cuando tu cliente es un organismo público.
- Permite registrar y consultar el estado de tus facturas a la Administración.
- Funciona con facturas generadas en Facturae u otros programas compatibles.
- No tiene coste y es el canal oficial para gran parte del sector público.
Más adecuada para: pymes que ya trabajan o quieren trabajar con Administraciones y necesitan controlar el estado de sus facturas públicas.
3.2. Programas privados con plan gratuito real (para volúmenes bajos)
Además de las herramientas públicas, existen programas privados de facturación que ya están adaptados o se están adaptando a VERI*FACTU y ofrecen planes gratuitos permanentes para autónomos y micropymes con pocas facturas. Aquí el objetivo no es “casarte” con nadie, sino saber qué opciones reales hay sin cuota mensual.
Facturalia (plan gratuito limitado compatible con VERI*FACTU)
Facturalia es una plataforma española de facturación que ha desarrollado un módulo específico para VERI*FACTU y ofrece un plan gratuito limitado (por número de facturas anuales) pensado para autónomos y negocios con poco volumen.
- Generación de facturas adaptadas a la normativa española y a VERI*FACTU.
- Plan gratuito con límites de uso, suficiente para muchos autónomos al inicio.
- Interfaz más cómoda que la aplicación de la AEAT, con funciones pensadas para el día a día.
Ojo: si tu volumen de facturas crece, tendrás que valorar pasar a un plan de pago.
Más adecuada para: autónomos, pequeños negocios de servicios y micropymes que quieren algo más cómodo que la herramienta de Hacienda, pero sin asumir todavía una cuota mensual elevada.
STEL Order (plan gratuito orientado a VERI*FACTU)
STEL Order es un software de gestión y facturación muy extendido en pymes que ha lanzado un plan gratuito específico para adaptarse a VERI*FACTU. Permite emitir facturas compatibles, gestionarlas desde app móvil y, además, incluye módulos de stock, partes de trabajo y otras funciones de gestión.
- Software en la nube con app móvil (iOS y Android).
- Módulo de facturación adaptado a VERI*FACTU, pensado para uso diario.
- Plan gratuito orientado a ayudar a pymes y autónomos en la transición (condiciones a revisar en cada momento).
Ojo: aunque el plan gratuito es muy atractivo, conviene leer bien las condiciones y posibles límites (usuarios, volumen, funcionalidades) antes de apoyarte solo en él.
Más adecuada para: micropymes y pymes pequeñas con algo más de complejidad operativa (técnicos, stock, partes de trabajo) que quieren unir facturación y gestión en una sola herramienta.
3.3. Programas con prueba gratuita o modelo freemium (útiles para probar, no siempre gratis a largo plazo)
Más allá de estos planes gratuitos “reales”, hay todo un ecosistema de programas de facturación que cumplen la normativa y ofrecen pruebas gratuitas o versiones freemium muy recortadas. Son útiles si quieres probar una interfaz más avanzada o si ya intuyes que terminarás pagando una cuota por tener más automatización.
Billin, Holded, Quipu, Debitoor/SumUp y otros
Plataformas como Billin, Holded, Quipu o Debitoor/SumUp ofrecen versiones de prueba y planes de entrada que ya incluyen adaptación a VERI*FACTU o a la factura electrónica.
- Suelen tener pruebas gratuitas de 14–30 días para arrancar sin coste.
- Incluyen funciones avanzadas: automatización, conciliación bancaria, informes, etc.
- Están pensadas para pymes que quieren integrar facturación con el resto de su back-office.
Ojo: en la mayoría de casos el “gratis” es temporal o muy limitado. Si eliges este camino, hazlo sabiendo que estarás construyendo tu operativa sobre un software de suscripción.
Más adecuada para: pymes que ya tienen cierto tamaño o previsión de crecimiento y asumen que pagar una licencia anual tiene sentido para ganar tiempo y automatización.
Cómo usar estas opciones sin perder el foco del “0 € obligatorio”
Aunque todas estas plataformas pueden ser muy cómodas, recuerda el objetivo de esta guía: demostrar que la obligación legal se puede cumplir sin coste recurrente. Una estrategia razonable para un autónomo muy analógico puede ser:
- Arrancar con la aplicación gratuita de la AEAT y/o Facturae para entender el proceso y cumplir desde el día uno.
- Usar una prueba gratuita de un software privado para comparar comodidad y ver si te compensa pagar después.
- Tomar la decisión con números delante: horas ahorradas, errores evitados y cuota real que pagarías al año.
De este modo, si decides contratar un software privado, lo harás porque te aporta rentabilidad y tranquilidad, no porque creas —erróneamente— que “no hay alternativa gratuita”.
4. Comparativa clara: qué herramienta usar según tu caso (sin venderte nada)
Antes de entrar en la guía paso a paso, es importante tener claro qué herramienta gratuita (o casi gratuita) encaja mejor contigo. No todas sirven para lo mismo, y una mala elección puede complicarte la vida desde el minuto uno. Aquí no “vendemos” ninguna opción: explicamos con claridad qué puedes esperar de cada una según tu volumen, tu relación con la Administración y tu forma de trabajar.
No hay una solución perfecta. Hay una solución adecuada para tu nivel de digitalización y tu volumen real de facturas.
4.1. Comparativa rápida (valoración práctica para autónomos y micropymes)
| Herramienta | Coste | Facilidad de uso | Adaptación a normativa | Ideal para… |
|---|---|---|---|---|
| VERI*FACTU (AEAT) | 0 € | Baja | Máxima (oficial AEAT) | Autónomos con pocas facturas/año |
| Facturae (Admin.) | 0 € | Media | Muy alta (formato Facturae) | Quien facture a Administraciones |
| FACe (envío público) | 0 € | Media | Oficial | Pymes con clientes públicos |
| Facturalia (privado) | 0 € (limitado) | Alta | Alta (VERI*FACTU) | Autónomos con poco volumen pero más comodidad |
| STEL Order (privado) | 0 € (limitado) | Alta | Alta (adaptación progresiva) | Pymes que quieren unir gestión + facturación |
4.2. Qué elegir según tu caso (criterios simples y directos)
Aquí van los escenarios reales que vemos cada semana en pymes y autónomos. Identifica el tuyo y sigue la recomendación concreta.
Escenario 1: “Soy autónomo y emito menos de 10–15 facturas al mes”
Recomendación: empieza con la aplicación gratuita VERI*FACTU de la AEAT.
- Zero coste.
- Cumples la norma desde el primer minuto.
- No te casas con ninguna empresa de software.
- Ideal si facturas a particulares o empresas pequeñas.
Enlace directo: AEAT – Aplicación gratuita VERI*FACTU
Escenario 2: “Facturo a la Administración Pública”
Recomendación: usa Facturae + FACe.
- Facturae genera el formato obligatorio Facturae.
- FACe es el portal oficial para enviar y hacer seguimiento.
- Ambos son gratuitos y están siempre actualizados.
Descargar Facturae:
Descarga oficial
Enviar facturas vía FACe:
Portal oficial FACe
Escenario 3: “Quiero algo más cómodo que lo público, pero gratis”
Recomendación: Facturalia o STEL Order (plan gratuito).
- Interfaz más moderna que Facturae.
- Flujos pensados para el día a día.
- Planes gratuitos que suelen ser suficientes al inicio.
Facturalia:
Web oficial
STEL Order:
Plan gratuito
Escenario 4: “Mi pyme crece y necesito automatización”
Recomendación: empieza gratis, evalúa y si necesitas más, entonces sí tiene sentido usar plataformas como Holded, Quipu o Billin.
- Cron jobs, conciliación bancaria, inventario, informes…
- Son más cómodos, pero ya implican suscripción.
- El error es contratarlos desde el día cero sin saber si los necesitas.
Holded: Información oficial
Quipu: Web oficial
Billin: Plan gratuito
4.3. Los errores más comunes que vemos (y cómo evitarlos)
Pagar 200–400 € al año por un software que no necesitas, solo “por miedo a no cumplir”.
- Confiar en anuncios agresivos: muchas campañas usan el miedo al incumplimiento.
- Instalar un software sin entender si está adaptado a VERI*FACTU.
- Pensar que si no pagas, no cumples (falso en la mayoría de autónomos).
- Elegir herramientas demasiado complejas para emitir solo 3–4 facturas al mes.
- Olvidar el certificado digital, que es gratuito y esencial.
4.4. Resumen para decidir (sin perder tiempo)
-
¿Facturas poco? → VERI*FACTU (AEAT).
¿Facturas a lo público? → Facturae + FACe.
¿Quieres comodidad gratis? → Facturalia o STEL Order.
¿Quieres automatizar? → Holded, Quipu o Billin (a sabiendas de que pagarás).
5. Guía paso a paso para adaptar tu negocio a la factura electrónica sin gastar un euro
En esta sección te guiamos como si no tuvieras nada hecho: desde conseguir el certificado digital hasta emitir tu primera factura electrónica y guardarla bien, usando solo herramientas gratuitas.
Vamos a suponer que hoy estás en este punto: eres autónomo o llevas una micropyme, facturas con Word/Excel o incluso a mano, y sabes que la factura electrónica y VERI*FACTU serán obligatorios, pero no has empezado a hacer nada. No quieres complicarte ni pagar una suscripción si no es estrictamente necesario.
- El certificado digital (gratuito).
- La aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU de la AEAT.
- El programa Facturae y la plataforma FACe si facturas a Administraciones.
- Un sistema de archivo en la nube (Drive, OneDrive, etc.).
Reúne la información básica de tu negocio
Antes de entrar en ninguna web conviene tener claro qué datos vas a necesitar: identificación fiscal, datos de contacto, banco, lista de clientes y tus conceptos habituales de facturación.
Solicita y activa tu certificado digital
Es la “llave” para firmar facturas electrónicas y acceder a las aplicaciones oficiales.
Elige tu herramienta base gratuita (AEAT / Facturae)
Decidimos si te basta con la aplicación gratuita VERI*FACTU o si necesitas además Facturae y FACe.
Configura tus datos fiscales y la numeración de facturas
Dejamos preparado el “esqueleto” para que cada factura salga con la numeración y datos correctos.
Emite tu primera factura electrónica real
Generas una factura válida, la firmas (si procede) y la envías a tu cliente o a la Administración.
Organiza el archivo y las copias de seguridad
Montas un sistema simple para conservar todas las facturas sin perder nada.
Revisa cada pocos meses y decide si necesitas algo más
Con la experiencia real encima de la mesa, valoras si seguir gratis o pasar a un software de pago.
5.1. Paso 1: Reúne la información básica de tu negocio
Este primer paso parece obvio, pero si vienes de un entorno muy analógico es donde más tiempo puedes perder si vas improvisando. La idea es que, cuando entres en la aplicación de la AEAT o en Facturae, no tengas que parar cada dos minutos a buscar datos.
Checklist mínimo de datos que debes tener a mano
- Datos fiscales: NIF/CIF, nombre o razón social, domicilio fiscal.
- Datos de contacto: teléfono, correo electrónico que quieres que figure en la factura.
- Datos bancarios: IBAN si quieres que aparezca para transferencias.
- Lista de clientes habituales: nombre, NIF, dirección y correo de facturación.
- Conceptos habituales: servicios o productos que sueles facturar, con su precio y tipo de IVA.
5.2. Paso 2: Solicita y activa tu certificado digital (gratuito)
Sin certificado digital no podrás identificarte correctamente ante la AEAT ni firmar facturas electrónicas en muchos casos. Es un paso único y gratuito (salvo que uses un proveedor privado).
Cómo solicitar el certificado digital de la FNMT
- Entra en la web de la FNMT: Certificado FNMT de persona física o de representante .
- Sigue el asistente de solicitud (te pedirá NIF y algunos datos básicos).
- Acude a un punto de registro (Hacienda, Seguridad Social, ayuntamiento…) para acreditar tu identidad.
- Descarga e instala el certificado en tu navegador o almacén de certificados.
Si no te manejas bien con estas gestiones, puedes pedir ayuda puntual a tu gestoría. Es un trámite que se hace una sola vez y luego te servirá para todo.
5.3. Paso 3: Elige tu herramienta base 100 % gratuita
Con el certificado ya operativo, toca decidir sobre qué herramienta vas a trabajar tu facturación electrónica mínima viable. Aquí seguimos el criterio de esta guía: partimos de lo gratuito y oficial, y más adelante, si lo necesitas, podrás cambiar a otra cosa.
Opción A: Solo clientes privados (empresas, particulares)
Si no trabajas con Administraciones Públicas, puedes trabajar principalmente con la aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU de la AEAT.
- Accedes desde la Sede Electrónica con tu certificado.
- Vas generando facturas que ya cumplen la normativa de sistemas de facturación.
- No dependes de ningún proveedor privado.
Opción B: Clientes privados + Administraciones Públicas
Si facturas (o quieres facturar) a Administraciones, lo más práctico es combinar:
- Facturae para generar las facturas electrónicas en formato Facturae.
- FACe para enviar esas facturas a los organismos públicos.
- La aplicación gratuita de VERI*FACTU si quieres registrar también facturas a otros clientes.
Descarga de Facturae:
Página oficial de descarga
Portal FACe:
face.gob.es
5.4. Paso 4: Configura tus datos fiscales y la numeración de facturas
Una vez elegida la herramienta, el siguiente paso es dejarla configurada para que cada factura incluya tus datos correctos y una numeración coherente que no genere problemas con Hacienda.
Qué debes revisar en la configuración inicial
- Datos del emisor: revisa que NIF/CIF, nombre y domicilio son los correctos.
- Serie de facturación: define una serie simple (por ejemplo, F2026-0001, F2026-0002…).
- Tipo de IVA habitual: 21 %, 10 % o el que corresponda a tu actividad.
- Datos bancarios: IBAN si cobras por transferencia.
- Plantilla de factura: revisa que aparezcan todos los campos obligatorios (emisor, receptor, fecha, concepto, base imponible, impuestos, total).
No cambies la serie de facturación cada pocos meses “porque sí”. La numeración correlativa es una de las piezas que más revisa Hacienda cuando algo no cuadra.
5.5. Paso 5: Emite tu primera factura electrónica real
Con todo configurado, toca lanzar la primera factura. El objetivo es que sea un proceso guiado y sin improvisar.
Pasos prácticos para emitir la primera factura en VERI*FACTU o Facturae
- Accede a la aplicación (VERI*FACTU web / Facturae de escritorio).
- Selecciona “Nueva factura” o similar.
- Elige el cliente de tu lista (o créalo si es la primera vez).
- Introduce el concepto (servicio o producto) con su precio, cantidad e IVA.
- Revisa el total, la fecha y la numeración de factura que propone el sistema.
- Guarda y genera el fichero de factura electrónica (XML, Facturae, etc.).
- Si procede, firma digitalmente la factura con tu certificado.
- Envía la factura:
-
Por correo al cliente privado (adjuntando el fichero electrónico y, si quieres, un PDF informativo).
A través de FACe si se trata de una Administración Pública.
5.6. Paso 6: Organiza el archivo y las copias de seguridad (sin volverte loco)
La normativa exige conservar las facturas de forma íntegra y accesible. No necesitas un sistema complejo, pero sí algo mejor que “cada uno en una carpeta distinta del escritorio”.
Sistema mínimo de archivo recomendado
- Crea una carpeta en la nube: /Facturas-electronicas/2026/.
- Dentro, separa al menos:
-
· Emitidas (lo que cobras tú).
· Recibidas (facturas de proveedores, si también las gestionas digitalmente). - Guarda siempre:
-
· El fichero electrónico (XML / Facturae).
· Opcionalmente, un PDF generado desde el programa para lectura humana. - Haz una copia de seguridad trimestral en un disco externo o en otra nube distinta.
No hace falta tener un gestor documental caro para cumplir la norma. Un buen archivo en la nube, ordenado por año y tipo de factura, es suficiente para la gran mayoría de autónomos.
5.7. Paso 7: Revisión trimestral y decisión informada
Una vez tengas 2–3 meses de experiencia emitiendo facturas electrónicas con herramientas gratuitas, estarás en posición de decidir si quieres seguir así o si te compensa invertir en un software de pago.
Preguntas para revisar cada trimestre
- ¿Cuántas horas te lleva al mes gestionar la facturación con las herramientas gratuitas?
- ¿Cometes errores recurrentes (números, fechas, conceptos)?
- ¿Te resulta muy engorroso trabajar con VERI*FACTU o Facturae?
- ¿Necesitas integrar facturación con otros procesos (stock, proyectos, contabilidad…)?
- ¿Cuánto estarías dispuesto a pagar al año por ahorrar tiempo y errores?
6. Qué debe quedarte claro después de esta guía (y cómo evitar errores comunes)
Si has llegado hasta aquí, ya tienes un mapa completo de cómo cumplir la factura electrónica y VERI*FACTU sin pagar software ni depender de terceros. Esto no va de “hacerlo bonito”, sino de hacerlo correcto: facturas válidas, numeración coherente, trazabilidad, firma digital y archivo seguro. Con eso, cumples. El resto son extras que puedes valorar más adelante.
Cumplir la normativa no cuesta dinero. Lo que cuesta es tiempo, orden y un poco de disciplina al principio.
6.1. Aprendizajes clave que deberías retener
- No estás obligado a contratar un software de pago. La AEAT ya ofrece herramientas gratuitas suficientes para cumplir la norma.
- El certificado digital es imprescindible y es gratuito: sin él no puedes firmar ni acceder a las aplicaciones oficiales.
- Facturae y FACe son el camino obligatorio si trabajas con organismos públicos.
- VERI*FACTU te permite emitir facturas electrónicas válidas aunque tu volumen sea pequeño.
- Tu archivo debe ser digital, íntegro y accesible. Con una carpeta bien ordenada en la nube basta.
- La mayoría de autónomos pueden operar con herramientas 0 € durante años sin ningún problema.
- Solo si creces o te complica la gestión deberías plantearte un software de pago… y siempre con números delante.
6.2. Errores comunes que vemos en autónomos y micropymes
Error 1: Pagar una suscripción el primer día “por miedo”
Muchos proveedores privados están aprovechando la confusión para vender urgencia. La realidad: puedes emitir facturas electrónicas hoy mismo con 0 €.
Error 2: No solicitar el certificado digital a tiempo
Es un trámite rápido, pero puede bloquear todo si lo dejas para el último momento. Enlace directo: FNMT – Solicitud de certificado.
Error 3: Cambiar la numeración cada dos meses
Esto genera inconsistencias y riesgos en caso de revisión de Hacienda. Lo correcto: una serie clara por año y correlativa siempre.
Error 4: Guardar cada factura “donde caiga”
La normativa exige conservación íntegra y accesible. Una carpeta ordenada en la nube basta, pero debe ser constante.
No construyas tu sistema de facturación alrededor de un software que no necesitas. Empieza por lo gratuito, experimenta y solo después decide si merece la pena pagar por algo más sofisticado.
6.3. La síntesis práctica (si solo pudieras quedarte con 5 ideas)
-
1) Con un certificado digital + VERI*FACTU + una carpeta en la nube ya cumples la norma.
2) Si facturas a la Administración, añade Facturae y FACe.
3) No contrates nada por miedo: la normativa no exige software de pago.
4) Empieza simple y escala solo si tu negocio te lo pide.
5) Orden, coherencia y archivo: eso es lo que mantiene tu facturación “en paz”.
Este bloque resume el enfoque operativo que defendemos en Rumbo & Resultados: claridad, rigor y decisiones basadas en criterio, no en ruido comercial. Si aplicas estos pasos, tendrás un sistema de facturación electrónica estable, simple y totalmente alineado con lo que exige la ley… sin coste adicional.
Preguntas frecuentes sobre factura electrónica y soluciones gratuitas
Respuestas rápidas a las dudas más habituales cuando un autónomo o una micropyme quiere adaptarse a la factura electrónica y al modelo VERI*FACTU sin gastar dinero en software de pago, entendiendo qué exige realmente la normativa y qué opciones gratuitas tiene a su alcance.
¿Es obligatorio usar un software de pago para cumplir con la factura electrónica?
No. La normativa exige que uses un sistema de facturación que cumpla determinados requisitos técnicos (trazabilidad, integridad, formato estructurado, numeración correlativa…), pero no obliga a que sea de pago.
Con un certificado digital, la aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU de la AEAT y, si lo necesitas, Facturae + FACe, muchos autónomos y micropymes pueden cumplir la ley sin contratar licencias mensuales ni depender de un proveedor privado.
¿Qué pasa si sigo emitiendo facturas en Word o Excel y las envío en PDF?
A medio plazo, no será suficiente. Usar plantillas en Word/Excel y enviar un PDF puede servir como transición, pero la normativa de factura electrónica y el reglamento de sistemas de facturación VERI*FACTU apuntan a que las facturas deben generarse desde software que cumpla requisitos técnicos específicos.
El PDF seguirá siendo útil como copia legible para tu cliente, pero la factura original debe generarse en un formato estructurado (por ejemplo, Facturae) o en un sistema que garantice la trazabilidad y la integridad de los registros.
¿Puedo cumplir la ley solo emitiendo facturas PDF firmadas digitalmente?
La firma digital de un PDF mejora la seguridad y autenticidad, pero no cubre por sí sola todos los requisitos del reglamento de sistemas de facturación. La clave es que la información de la factura se genere y registre en un sistema que cumpla VERI*FACTU o en formatos estructurados admitidos.
Lo recomendable es usar una herramienta que genere el fichero electrónico y registre la factura (VERI*FACTU, Facturae u otra solución adaptada) y, si quieres, acompañarlo de un PDF firmado para facilitar la lectura al cliente.
¿Qué es exactamente VERI*FACTU y en qué me afecta como autónomo?
VERI*FACTU es el nombre del modelo de sistemas de facturación verificables por la AEAT. En la práctica, implica que tu programa de facturación debe:
- Registrar cada factura de forma trazable, sin borrados ni manipulaciones ocultas.
- Mantener una numeración coherente y correlativa.
- Permitir, en su caso, el envío de los registros a Hacienda.
Para un autónomo, lo importante es que el programa que use cumpla estas reglas. Si utilizas la aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU de la AEAT o una solución privada adaptada, estarás alineado con este modelo.
Emito pocas facturas al año, ¿de verdad necesito todo esto?
Sí, porque la obligación no depende solo del volumen, sino del tipo de operaciones y del marco legal. Otra cosa es que, si emites pocas facturas, puedas resolverlo de forma muy simple y sin coste:
- Certificado digital FNMT gratuito.
- Aplicación gratuita VERI*FACTU de la AEAT.
- Archivo básico en la nube bien organizado.
El error habitual es pensar “como facturo poco, no me aplican los cambios”. La clave es adaptar el esfuerzo a tu volumen, pero no ignorar la normativa.
¿Cuál es la diferencia real entre Facturae y un programa privado de facturación?
Facturae es el programa gratuito de la Administración para generar facturas electrónicas en el formato homónimo, especialmente cuando facturas a Administraciones Públicas. Es sólido, pero su interfaz es más técnica y menos cómoda para el día a día.
Un programa privado (Facturalia, STEL Order, Holded, Quipu, etc.) suele ofrecer:
- Interfaz más amigable.
- Funciones extra (stock, informes, cobros, proyectos…).
- Planes gratuitos limitados o pruebas temporales y, a menudo, suscripción después.
Para muchos autónomos y micropymes, empezar con las herramientas gratuitas oficiales es suficiente; más adelante, si la gestión se complica, tiene sentido valorar un software privado.
¿Cómo “ve” Hacienda mis facturas si uso herramientas gratuitas?
Si usas la aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU, los registros se generan conforme al reglamento y pueden enviarse a la AEAT según el esquema previsto. Además, tus facturas se declaran en los modelos de IVA e IRPF correspondientes, como siempre.
Lo importante no es tanto “si Hacienda ve cada fichero” como que tu sistema de facturación cumpla las reglas y que puedas justificar tus ingresos y tus facturas en caso de revisión. Con las herramientas oficiales, esa base está cubierta.
¿Qué riesgo tengo si me retraso en adaptarme a la factura electrónica?
El principal riesgo es acabar improvisando a última hora, tomando decisiones precipitadas (como contratar el primer software que te llame) o cometer errores formales en facturas que luego tengas que rectificar.
A medida que la normativa se aplique plenamente, podrán plantearse sanciones si no se cumplen los requisitos de facturación. Por eso conviene aprovechar ahora las herramientas gratuitas para:
- Familiarizarte con el sistema.
- Emitir ya tus primeras facturas electrónicas.
- Llegar a la fecha de plena obligatoriedad con el trabajo hecho.
¿Puedo cambiar de herramienta más adelante sin perder información?
Sí, pero conviene hacerlo con orden. Si empiezas con VERI*FACTU o Facturae y más adelante migras a un software privado:
- Mantén archivadas todas tus facturas antiguas (fichero electrónico + PDF).
- Comprueba si el nuevo programa permite importar datos o, al menos, empezar una nueva serie de facturación clara.
- Documenta desde qué número de factura empieza la nueva herramienta y deja constancia en tus notas internas.
Lo importante es que puedas demostrar la trazabilidad y la correlación de las facturas, independientemente del software que hayas usado en cada etapa.
¿Tiene sentido pagar a mi gestoría para que me configure todo?
Depende de tu situación. Si vas muy justo de tiempo o te bloquea la parte técnica, puede tener sentido pagar una ayuda puntual para:
- Solicitar y configurar el certificado digital.
- Dejar montada la herramienta gratuita que vayas a usar.
- Definir la serie de facturación y un sistema de archivo básico.
Lo importante es que tengas claro que no estás obligado a contratar un software de pago. Puedes pedir ayuda puntual para montar un sistema basado en herramientas oficiales gratuitas y, a partir de ahí, operar tú mismo con autonomía.
👉 Si diriges una pyme y te reconoces en este escenario, podemos ayudarte a implantar la factura electrónica con orden: un proceso sin retrasos ni rechazos, herramientas que encajan con tu operativa y una forma de trabajar que evita errores y sobrecostes.
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