Factura electrònica: no tornis a deixar-ho per al final del 2026. Evita rebutjos i sobrecostos
Una guia per a equips de direcció i administració sobre la implantació estructurada de la normativa, des de la comprensió legal fins a l'optimització del procés.
Publicat 11 de desembre de 2025 · Categoria: Estratègia · IA i digitalització.
Tot i que s'ha ajornat fins al 2027, la factura electrònica serà una realitat ineludible, tornar-ho a deixar per a l'últim minut et pot generar un impacte que variarà significativament entre la pime que emet 600 factures a l'any i la corporació que gestiona desenes de milers des de múltiples punts d'emissió.
Aquesta guia està dirigida a equips de gestió, administració i direcció que necessiten comprendre les exigències reals de la normativa, avaluar-ne l'impacte en el procés de facturació i implantar-la de forma estructurada, sense que ens torni a «agafar el toro», evitant solucions precipitades o comercialment esbiaixades.
- Per què la factura electrònica no impacta igual a totes les empreses
- Què exigeix realment la factura electrònica obligatòria
- Abans de triar programari: entendre el teu procés de facturació
- Com preparar la teva empresa per a una implantació sense caos
- Com triar eina sense caure en el màrqueting
- Marc operatiu recomanat per implantar factura electrònica
- Què fer ara per preparar-te sense esperar a l'últim minut
- Preguntes freqüents sobre factura electrònica obligatòria
1. Per què la factura electrònica no impacta igual a totes les empreses
La majoria de continguts sobre factura electrònica classifiquen les empreses per nombre d'empleats. És ràpid, però és un error conceptual. Una empresa amb 20 persones pot tenir més complexitat a la seva procés de facturació una altra amb 120 si emet milers de factures a l'any o treballa amb diversos punts d'emissió.
Per entendre amb rigor l'impacte de la factura electrònica obligatòria al teu negoci, cal abandonar el criteri “mida per plantilla” i utilitzar els factors que realment defineixen la complexitat operativa d'una empresa.
Volum de factures
Quantes factures emets i reps cada any. Marca la càrrega administrativa, el risc d'error i l'impacte que tindrà la implantació si continues treballant manualment.
Punts d'emissió
Seus, delegacions, botigues, comercials o magatzems que generen factures. Cada punt addicional augmenta la probabilitat de processos diferents, descoordinació i pèrdua dinformació.
Integració tecnològica
Com es connecten comptabilitat, ERP, CRM, botiga en línia, sistemes de comandes i fulls de càlcul. Com més fragmentat està el mapa d'eines, més gran és l'esforç d'integració.
Maduresa del procés
Si el flux està formalitzat o se sosté en hàbits individuals. Processos informals pateixen molt més el canvi a la factura electrònica que no pas processos documentats i estables.
Capacitat de l´equip
Què realment pot assumir administració, finances i vendes sense trencar el dia a dia. No és el mateix un administratiu sol i saturat que un equip financer amb rols definits.
Les empreses amb processos híbrids –part manual, part digital, part delegada– són les més vulnerables. La factura electrònica farà visibles tots els punts febles que avui pots “tapar”: errors, duplicitats, fitxers inconsistents, retards en cobraments i manca de traçabilitat real.
En canvi, les empreses amb processos definits, rols clars i un mínim de formalització s'adapten amb menys fricció i converteixen aquesta obligació en una oportunitat de millorar-ne control financer i la seva digitalització administrativa.
2. Què exigeix realment la factura electrònica obligatòria
A nivell legal, la factura electrònica obligatòria introdueix requisits clars i verificables per a empreses i professionals. No es tracta només de “enviar factures per email”, sinó de treballar amb un sistema que asseguri integritat, traçabilitat i arxiu electrònic auditable.
La factura electrònica obligatòria exigeix format estructurat, integritat, traçabilitat completa i arxiu electrònic auditable, a més de compatibilitat amb Facturae i sistemes com VeriFactu.
Aquests són els principals requisits i el que impliquen a la pràctica:
| Requisit | Què significa a la pràctica |
|---|---|
| Format estructurat | La factura no és només un PDF, sinó un fitxer amb camps que les aplicacions poden llegir, tractar i verificar. Permet automatitzar controls i complir requisits tècnics de ladministració. |
| Integritat i autenticitat | Garantir que la factura no s'ha modificat i és procedent de qui diu emetre-la, normalment mitjançant mecanismes tècnics de signatura i registre. |
| Traçabilitat completa | Registrar emissió, enviament, acceptació, rebuig i cobrament de cada factura per poder reconstruir el cicle i demostrar què ha passat en cada moment. |
| Arxiu electrònic | Guardeu les factures en suport digital, accessibles i auditables durant els anys exigits per llei, amb un criteri d'ordre clar. |
| Compatibilitat amb Facturae i VeriFactu | Seguir els formats, esquemes i sistemes definits per la normativa espanyola (per exemple Facturae) i adaptar-se a sistemes com VeriFactu per a registre verificable. |
La informació oficial es pot consultar al portal facturae.gob.es i en la documentació de la Agència Tributària, així com en els marcs de digitalització empresarial de la Comissió Europea.
La part clau, però, no és a la llei en si, sinó en com afecta el dia a dia segons els teus cinc factors operatius: volum, punts d‟emissió, integració, maduresa i capacitat de l‟equip. Una empresa que emet poques factures i té un únic punt d?emissió no afronta el mateix repte que una altra amb milers de factures, diverses delegacions i processos fragmentats.
3. Abans de triar programari: entendre el teu procés de facturació
L'error més repetit a la implantació de la factura electrònica és començar pel programari: es busquen donem, es comparen tarifes, s'escolten arguments comercials… sense haver analitzat com funciona avui el flux de facturació dins de l'empresa.
Checklist ràpid abans de mirar programari
Abans de parlar d'eines, necessites poder respondre amb claredat aquestes preguntes de diagnòstic:
- Quantes factures emetem i rebem cada any?
- Quants punts d‟emissió tenim realment?
- Quins sistemes intervenen avui (comptabilitat, ERP, CRM, botiga en línia, fulls de càlcul)?
- Quina part del procés és manual i quina part està digitalitzada?
- Quina part depèn de l'assessoria externa i quina part gestionem a dins?
- Qui valida dades fiscals, preus i condicions abans d'emetre?
- Qui envia la factura i com se'n fa el seguiment?
- On s'arxiven les factures i qui controla els venciments i cobraments?
Si no pots dibuixar el teu flux de facturació en un full en menys de deu minuts, no hauríeu d'estar avaluant encara un programari de factura electrònica.
Aquest enfocament està alineat amb el que expliquem a la Ruta R&R: primer s'ordenen processos i rols, després s'introdueix tecnologia. Fer-ho al revés és la manera més ràpida de generar rebutjos, errors i sobrecostos d'implantació.
4. Com preparar la teva empresa per a una implantació sense caos
Adaptar-se a la factura electrònica obligatòria no comença instal·lant un programa, sinó preparant l'estructura interna perquè el canvi no trenqui el dia a dia. Aquí la mida dels empleats importa poc: importa el nivell d'ordre i de claredat operativa.
4.1 Formalitza el flux de facturació d'extrem a extrem
El flux mínim que ha de quedar perfectament definit és aquest:
- Emissió (qui genera la factura ia partir de quina informació).
- Revisió i validació (què comprova administració o finances).
- Enviament (com s'envia i per quin canal).
- Acceptació o rebuig (com es registren les incidències).
- Arxiu electrònic (on i amb quin criteri).
- Control de cobrament (com se segueixen venciments i pagaments).
- Report a direcció (què veu la direcció i amb quina freqüència).
4.2 Assigna rols i responsabilitats clares
En empreses amb diversos punts d'emissió, el problema no sol ser tècnic, sinó de governança: massa persones tocant parts diferents del procés sense que ningú no sigui realment “amo” del flux.
- Qui prepara la factura.
- Qui valida condicions i dades fiscals.
- Qui envia i enregistra l'enviament.
- Qui revisa rebutjos i errors.
- Qui controla venciments i cobraments.
- Qui reporta la direcció.
4.3 Ajusteu el nivell d'integració tecnològica a la vostra complexitat
No totes les empreses necessiten el mateix. Alguns exemples:
- Un negoci amb 600 factures cada any es pot recolzar en solucions lleugeres ben configurades.
- Un negoci amb 12.000 factures cada any necessita un sistema més robust i automatitzat.
- Un negoci amb botiga online ha dintegrar bé comandes, facturació i comptabilitat.
- Un negoci amb diversos punts d'emissió no pot dependre de correus manuals i fitxers solts.
El criteri no és “sóc pime o no sóc pime”, sinó la combinació de volum, punts d'emissió, complexitat de processos i objectius de digitalització financera.
4.4 Forma l'equip al nou marc de treball
La implantació de la factura electrònica afegeix nous conceptes: estats de factura, regles de rebuig, validacions prèvies, temps d'acceptació, correccions, fitxer electrònic. Si l'equip no els comprèn, tornarà als hàbits anteriors quan aparegui pressió operativa.
- Formació pràctica, orientada al dia a dia, no a teoria genèrica.
- Sessions breus, aplicades al flux real de lempresa.
- Espais segurs per preguntar, equivocar-se i corregir.
5. Com triar eina sense caure en el màrqueting
Triar programari de factura electrònica no és una decisió purament tècnica. És una decisió operativa i de negoci. Una eina encaixa si s'adapta al teu flux real i ajuda a millorar el control, no si té la demo més vistosa.
5.1 Requisits mínims que ha de complir un programari de factura electrònica
- Generar factures en format estructurat compatible amb la normativa.
- Registrar traçabilitat completa (emissió, enviament, acceptació, rebuig, cobrament).
- Oferir fitxer electrònic accessible i auditable.
- Ser compatible amb Facturae i marcs normatius espanyols.
- Estar preparat per a VeriFactu o sistemes equivalents.
- Integrar-se amb la teva comptabilitat o ERP sense generar feina doble.
- Facilitar reporting (estats, terminis de cobrament, errors).
- Oferir suport i actualitzacions amb garanties.
5.2 El criteri que no has d'usar mai
El criteri prohibit és “aquesta eina la usen empreses semblants a la meva per empleats”. El nombre d'empleats diu poc sobre la teva complexitat real de facturació o el teu grau de digitalització administrativa.
El criteri correcte és aquest:
- Volum anual de factures.
- Número de punts d'emissió.
- Complexitat del flux i de les validacions.
- Nivell dintegració tecnològica existent.
- Maduresa del procés i capacitat de l'equip.
5.3 Senyals clars de proveïdor poc fiable
Compte amb aquests patrons
- No pregunteu pel vostre volum, punts d'emissió ni procés actual.
- Minimitza l'impacte operatiu i promet implantacions “ràpides i sense esforç”.
- Ven un paquet estàndard igual per a totes les empreses.
- No inclou formació ni acompanyament a la proposta.
- Evita parlar d'errors, rebutjos i com gestionar-los.
Si un proveïdor no et fa les preguntes que acabem de llistar, no està en condicions de liderar-ne una implantació de factura electrònica amb garanties.
6. Marc operatiu recomanat per implantar factura electrònica
L'adaptació a la factura electrònica s'hauria d'abordar com a procés de millora interna, no com a projecte tecnològic aïllat. El marc que proposem es recolza en la lògica d'ordre, claredat i direcció que expliquem a la Ruta R&R: primer estructura, després eines.
Pas 1 · Avaluar la situació
Radiografiar volum de factures, punts d'emissió, eines actuals, rols, incidències i maduresa del procés per saber des d'on parteixes.
Pas 2 · Ordenar el flux
Definir quina informació es valida, qui la revisa, com s'envia la factura, com s'arxiva i com es controlen cobraments i incidències.
Pas 3 · Triar eina
Seleccionar el programari de factura electrònica segons la complexitat operativa i el nivell d'integració, no només per preu o estètica.
Pas 4 · Formar l'equip
Donar formació pràctica, orientada a tasques reals, perquè administració, finances i vendes sàpiguen treballar amb el nou sistema sense fricció.
Pas 5 · Revisar i ajustar
Mesurar rebutjos, temps de cobrament, errors i càrrega administrativa per ajustar el sistema cada trimestre i evitar que es deteriori.
6.1 Avaluar la situació operativa real
El primer pas és una radiografia honesta de la teva realitat:
- Volum de factures emeses i rebudes.
- Punts d‟emissió i com treballen.
- Eines implicades (comptabilitat, ERP, CRM, fulles, etc.).
- Rols i responsabilitats reals (no les teòriques).
- Incidències habituals (errors, correccions, demores).
- Maduresa del procés (informal, semiformal o formalitzat).
- Capacitat de lequip administratiu i financer.
6.2 Ordenar el flux abans d'introduir programari
Amb la foto feta, cal redissenyar el flux on calgui:
- Definir quina informació es valida abans d'emetre.
- Establir qui revisa i amb quins criteris.
- Decidiu com s'envia i com es registren enviaments i rebutjos.
- Fixar com s'arxiva i qui n'és responsable.
- Aclarir com s'actualitzen estats i cobraments.
Per implantar la factura electrònica sense errors, una empresa ha de: 1) Avaluar-ne el flux actual, 2) Ordenar el procés, 3) Triar eina adequada, 4) Formar l'equip i 5) Revisar i ajustar.
6.3 Seleccionar eina segons complexitat real
Un cop ordenat el flux, l'elecció del programari es torna molt més senzilla:
- Es descarten solucions que obliguen a refer processos que funcionen.
- Es prioritzen eines que encaixen amb el nivell dintegració necessari.
- S'avalua la corba d'adopció per a l'equip, no només la part tècnica.
6.4 Preparar l'equip per al sistema nou
La implantació no s'acaba quan es configura el programari. Acaba quan l'equip és capaç de treballar-hi sense fricció, amb seguretat i sense tornar als hàbits anteriors.
- Formació connectada al flux real de lempresa.
- Exemples d'errades freqüents i com resoldre'ls.
- Guies internes senzilles per a tasques clau.
6.5 Revisar, mesurar i ajustar després de la implantació
El primer trimestre genera les dades necessàries per ajustar:
- Percentatge de factures rebutjades.
- Temps de cobrament i desviacions.
- Errors més habituals.
- Càrrega administrativa abans i després.
- Qualitat del fitxer electrònic.
7. Què fer ara per preparar-te sense esperar al darrer minut
Adaptar-se a la factura electrònica no comença per instal·lar un programari, sinó per entendre amb precisió què està passant avui dins de la teva empresa.
Si vols avançar-te, hi ha una sèrie d'accions que ja pots posar en marxa, sense canviar encara d'eina:
- Identificar tots els punts d‟emissió empresa.
- Calcular el volum anual de factures emeses i rebudes.
- Documentar el flux actual des que es genera la factura fins que es cobra.
- Detectar duplicitats i friccions entre vendes, administració i finances.
- Verificar quins clients ja exigeixen factura electrònica o l'exigiran ben aviat.
- Definir quines dades cal validar abans d'emetre per evitar errors i rebutjos.
Per preparar-te ara mateix, la teva empresa ha de identificar punts d'emissió, calcular el volum de factures, documentar el flux actual i alinear administració, vendes i finances sobre el canvi que ve.
La factura electrònica obligatòria no és un projecte tecnològic. És una decisió de negoci que afecta el teu control financer, la teva eficiència interna i la continuïtat operativa de la teva empresa. Com més aviat entenguis la teva realitat operativa, menys impacte tindrà l'adaptació i menys dependràs de decisions improvisades.
En les properes setmanes publicarem una guia específica per a petites empreses i micropimes que vulguin adaptar-se a la factura electrònica utilitzant únicament eines gratuïtes o de cost molt baix. Serà un recurs pràctic per a negocis amb fluxos simples, baix volum de facturació i estructures administratives reduïdes.
Preguntes freqüents sobre factura electrònica obligatòria
Un bloc pensat per resoldre dubtes habituals sobre la factura electrònica obligatòria i perquè cercadors i assistents puguin extreure respostes clares i directes.
Què és exactament la factura electrònica obligatòria?
La factura electrònica obligatòria és un sistema en què les factures entre empreses i professionals s'han de generar, enviar i arxivar a format estructurat digital, complint requisits de integritat, traçabilitat i arxiu electrònic verificable. A Espanya es basa en Facturae i en sistemes com VeriFactu.
Quan serà obligatòria per a totes les empreses?
El calendari depèn de la mida i del desenvolupament reglamentari final, però la transició ja està en marxa. Més enllà de les dates exactes, la realitat és que la implantació porta temps i afecta processos interns, per la qual cosa té sentit començar a preparar-se ara i no quan el termini estigui a punt de vèncer.
Quines empreses tindran més dificultats per adaptar-s'hi?
Les que combinen alt volum de factures, múltiples punts d'emissió, processos poc formalitzats, dependència elevada de l'assessoria i baixa integració tecnològica. El nombre d'empleats només influeix en la mesura que reflecteix la dispersió de responsabilitats, però no és el factor determinant.
Puc complir la legislació usant només PDF?
No. El PDF pot ser una representació visual, però no compleix per si sol els requisits de format estructurat ni de traçabilitat tècnica. La factura vàlida a efectes de la factura electrònica obligatòria és la que es genera i es gestiona en format estructurat compatible amb la normativa.
Quin programari necessito per a la factura electrònica?
No hi ha una única eina vàlida per a tots els casos. L'important és que el programari:
- Genereu format estructurat compatible amb la normativa.
- Gestioni la traçabilitat completa de la factura.
- Permet fitxers auditables.
- S'integri amb la teva comptabilitat o ERP.
- Sigui compatible amb Facturae i VeriFactu.
L'elecció ha de basar-se en la teva complexitat operativa, no al nombre d'empleats.
La meva assessoria es pot encarregar de tot el procés?
L'assessoria pot ajudar molt però no pot substituir la part operativa interna. La teva empresa segueix sent responsable de:
- Validar les dades i les condicions abans d'emetre.
- Generar i enviar factures al format que el client exigeix.
- Mantenir un fitxer digital ordenat.
- Controlar estats, venciments i cobraments.
L'assessoria pot gestionar aspectes fiscals i comptables, però no pot dissenyar ni executar per tu el flux intern de treball.
Quin és l'error més gran en adaptar-se a la factura electrònica?
El major error és començar pel programari i no pel procés. Si el vostre flux actual està desordenat, introduir un sistema de factura electrònica només farà més visibles els problemes i afegirà noves friccions i costos.
Què he de fer ara mateix per preparar-me?
Tres passos directes:
- Identificar tots els punts d‟emissió de factures.
- Calcular el volum anual de factures emeses i rebudes.
- Documentar el flux actual des d'emissió fins a cobrament.
Amb aquesta base ja podeu dimensionar l'esforç de implantació de la factura electrònica i prendre decisions de manera ordenada.
Quins beneficis aporta la factura electrònica més enllà de complir la llei?
Més enllà del compliment normatiu, una implantació ben feta aporta:
- Més control sobre el procés de facturació.
- Menys errors i menys feina manual.
- Millor traçabilitat i arxiu.
- Temps de cobrament més predictibles.
- Millor informació per a la direcció.
En resum, és la base per a una digitalització financera real i mesurable.
👉 Si dirigeixes una pime i et reconeixes en aquest escenari, podem ajudar-te a implantar la factura electrònica amb ordre: un procés sense retards ni rebutjos, eines que encaixen amb la teva operativa i una manera de treballar que evita errors i sobrecostos.
T'avisem quan publiquem nous continguts?
Ens prenem seriosament el teu temps. Només us enviarem articles, guies o eines que us ajudin a millorar, decidir o actuar millor.
