El verdadero freno de las pymes en 2025 no ha sido la IA: ha sido el desorden interno. Prepara bien el 2026
Los datos de 2025 lo dejan claro: el freno no ha sido la tecnología, sino el desorden. Esto es lo que exige 2026.
Publicado 18 de diciembre de 2025 · Categoría: Estrategia · IA y digitalización.
El 2025 la conversa empresarial ha girat al voltant de la IA generativa, els models cada cop més potents i les promeses d'automatització massiva. Però quan baixem al terreny real de les pimes a Espanya ia la UE, les dades apunten a una altra cosa: no hi ha faltat tecnologia, ha faltat ordre intern. I el que exigirà el 2026 és justament això: arquitectura organitzativa clara, menys soroll i una IA usada amb criteri, no per moda.
1. Introducción (el freno de las pymes en 2025)
Durante 2025, la conversación empresarial ha estado absolutamente dominada por la inteligencia artificial. Se ha hablado de modelos más potentes, herramientas que se actualizan cada mes, automatizaciones, agentes y supuestas “ventajas competitivas inmediatas”.
Sin embargo, si miramos con rigor lo que ha ocurrido este año en pymes reales —en España y en la UE— la conclusión es otra, mucho más incómoda y mucho más clara:
Las empresas que han avanzado en 2025 no han sido las que han usado más IA, sino las que han ordenado prioridades, procesos y responsabilidades… y después han utilizado la IA donde realmente les aportaba valor.
Los datos más actuales lo confirman. Y lo que exige 2026 es evidente: menos herramientas nuevas y más arquitectura interna. Menos hype y más claridad. Menos automatizar por automatizar y más decidir dónde la IA amplifica lo que ya funciona y dónde corrige una debilidad real.
Este artículo resume con datos qué ha pasado en 2025, qué frenos estructurales han vuelto a repetirse y por qué la brecha competitiva de 2026 será organizativa, no tecnológica.
2. Lo que 2025 ha demostrado con claridad: el desorden interno sigue siendo el mayor lastre competitivo
Los análisis de este año han sido contundentes: la tecnología avanza más rápido que la capacidad de las pymes para adoptarla de forma ordenada. No faltan herramientas; lo que falta es coordinación entre estrategia, operación y personas.
A nivel global, los grandes estudios de transformación digital vuelven a apuntar en la misma dirección. La conclusión se repite una y otra vez, independientemente del sector: el problema no es de software, es de estructura interna.
1.1. La tasa de fracaso de la transformación digital sigue en el 70 %
En 2025, firmas como McKinsey, BCG o Bain, junto con distintas revisiones independientes, mantienen prácticamente intacta la cifra que llevamos más de una década viendo: en torno al 70 % de los proyectos de transformación digital no alcanzan sus objetivos. Este porcentaje aparece reiterado en análisis como esta revisión de MeltingSpot sobre por qué fracasan los proyectos de transformación digital , ampliado en este análisis de Mavim sobre el famoso “70 % de fracasos” y sintetizado también en este resumen ejecutivo en LinkedIn .
Las causas de fondo no han variado:
- Resistencia al cambio y cansancio organizativo.
- Objetivos mal definidos o contradictorios.
- Falta de gobernanza clara sobre quién decide qué.
- Desorden operativo y procesos que solo viven en la cabeza de unas pocas personas.
- Cultura organizativa débil, con prioridades cambiantes cada pocas semanas.
- Métricas difusas que no conectan con resultados de negocio.
- Procesos inexistentes o no documentados, imposibles de mejorar ni automatizar.
A esto se suma un matiz clave en 2025: distintas fuentes, incluyendo a Gartner y BCG, estiman que solo entre el 35 % y el 48 % de los proyectos tecnológicos cumplen o superan expectativas cuando se revisan con la lupa de resultados reales (ingresos, margen, productividad, satisfacción de cliente…). El resto se queda a medio camino o acaba aparcado.
3. Productividad en España: el dato más revelador de 2025
Si hubiera que elegir un solo indicador para entender por qué tantas pymes han avanzado tan poco en 2025, la productividad sería el más claro. Y, sobre todo, la comparación con el resto de economías europeas. Porque aquí no estamos hablando de percepciones: estamos hablando de datos duros.
Según los registros más recientes de Eurostat, España lleva años con una productividad estancada y por debajo de la media europea. Esto se confirma cuando se analiza la productividad por hora trabajada y la evolución del PIB por trabajador. Y aunque 2024 y 2025 han mostrado ligeras mejoras en empleo y actividad, el nivel de productividad no ha seguido el mismo ritmo.
Para poner contexto, los datos agregados de TradingEconomics muestran que la productividad de España se ha movido en una franja muy estrecha, sin saltos estructurales profundos. Y esto, para una economía que necesita ganar competitividad y absorber nuevas tecnologías, es un problema serio.
La economía española ha crecido algo en empleo y actividad, pero no en productividad. Y cuando la productividad no sube, introducir más tecnología no genera más resultados: simplemente genera más complejidad.
¿Qué significa esto para una pyme? Que aunque incorpore nuevas herramientas —CRM, automatizaciones, IA generativa, workflows— la empresa no avanza más rápido si su estructura interna sigue igual de fragmentada. Y esto es justo lo que ha ocurrido en 2025: inversión creciente en tecnología, pero retornos modestos o nulos.
En la práctica diaria se ha visto así:
- Equipos saturados que no pueden absorber nuevas herramientas.
- Procesos que no existen o no están definidos, por lo que no se pueden automatizar.
- Departamentos que no comparten información a tiempo.
- Roles que no están aclarados, lo que bloquea decisiones.
- Métricas que no conectan con la realidad del negocio.
Ninguna de estas barreras se soluciona con IA. Todas son estructurales. Y esto explica por qué la mayor parte de las iniciativas digitales ha tenido tan poco impacto en 2025: si el suelo no está nivelado, cualquier capa nueva se convierte en ruido.
4. IA generativa en 2025: mucho hype y poco ROI cuando falta estructura
La narrativa dominante en 2025 ha sido que la inteligencia artificial generativa iba a transformar cualquier empresa con rapidez. El discurso ha estado lleno de promesas: más productividad, más velocidad, menos costes, más creatividad y mejores decisiones. Pero cuando aterrizamos en el terreno real de las pymes, el escenario ha sido mucho más sobrio: sin estructura interna clara, la IA no genera ROI.
De hecho, varios análisis publicados este año han confirmado algo incómodo: las empresas que han obtenido resultados medibles con IA no son las que han desplegado más herramientas, sino las que ya tenían orden operativo. Entre ellas destacan los casos industriales, logística, atención al cliente o empresas con procesos estandarizados y roles bien definidos. Allí donde la IA ha funcionado es donde había claridad previa.
A nivel global, informes como el de Harvard Business Review sobre el impacto temprano de la IA generativa o la actualización de adopción tecnológica de McKinsey: State of AI coinciden en la misma conclusión: la IA genera valor cuando se usa en procesos repetibles, medibles y con propietarios claros. En el resto de casos, su impacto es difuso o nulo.
La IA no ha arreglado el desorden: lo ha expuesto. Y en muchas pymes ha amplificado la falta de foco, la sobrecarga y la dispersión interna.
Durante todo 2025 hemos visto el mismo problema repetirse en empresas de todos los tamaños: se activan pilotos de herramientas de IA sin haber definido previamente un proceso, un estándar de calidad, un responsable claro o un criterio de éxito. El resultado no sorprende: mucho entusiasmo inicial, poco uso real, y ninguna mejora tangible en ventas, margen o productividad.
Las fricciones más habituales este año han sido:
- Equipos que no adoptan la herramienta porque no saben en qué momento usarla.
- Contenido generado por IA sin control de calidad ni criterios editoriales.
- Procesos duplicados: el manual y el generado por IA conviviendo sin coherencia.
- Dependencia excesiva de “experimentos” sin estandarización operativa.
- Automatizaciones que nadie mantiene o entiende.
- Directivos convencidos de que “la IA está implantada” cuando el equipo no la usa realmente.
Y aquí aparece el dato más relevante del año: según distintas revisiones de 2024–2025, menos del 25 % de las iniciativas de IA generativa han generado un ROI directo claro. La cifra varía según sector, pero el patrón es el mismo: la IA multiplica lo que encuentra. Si hay claridad, acelera. Si hay caos, solo añade ruido.
5. Las cinco fugas que más han hecho daño a las pymes en 2025
Si observamos los patrones que se han repetido una y otra vez este año, hay cinco fugas principales que explican por qué tantas pymes han invertido en herramientas, IA y digitalización sin ver resultados reales. Ninguna de ellas es tecnológica: todas son estructurales, de gestión y de foco.
Son fugas silenciosas: no aparecen en un dashboard y rara vez se identifican a tiempo. Pero son las que han marcado la diferencia entre empresas que han avanzado en 2025 y empresas que siguen estancadas.
Prioridades que cambian cada pocas semanas
En muchas pymes, el trimestre nunca se cierra como se planificó. Lo urgente se come lo importante. Esto genera un ciclo continuo de giros estratégicos, tareas iniciadas pero no terminadas y equipos que trabajan en modo “apagar incendios”. La consecuencia: no hay secuencia, no hay foco y no hay avance sostenido. Ninguna tecnología puede arreglar eso.
Procesos que dependen de personas, no de la empresa
La mayor parte de las pymes sigue operando con procesos “en la cabeza” de sus personas clave. Esto crea una dependencia enorme, dificulta la mejora continua y hace imposible automatizar. En 2025 ha quedado claro: si un proceso no está estandarizado, la IA no lo arregla. Solo añade más variabilidad.
Falta de gobernanza clara sobre decisiones
Muchas empresas han incorporado nuevas herramientas sin decidir antes quién gobierna qué. ¿Quién define el estándar? ¿Quién aprueba cambios? ¿Quién valida el uso de IA en contenido, ventas o comunicación? Sin gobernanza, la tecnología se convierte en un campo de pruebas permanente, y el equipo trabaja sin alineación real.
Métricas que no explican lo que pasa en el negocio
Muchas pymes han seguido midiendo inputs (actividad) y no outputs (resultado). Se han creado dashboards que informan mucho, pero explican poco. Lo que 2025 ha dejado claro es que el exceso de datos desordenados ha sido un freno más que una ayuda. Sin una jerarquía de métricas y sin indicadores adelantados, no hay decisiones sólidas.
Equipos saturados que trabajan sin capacidad real de mejora
La saturación ha sido el mayor enemigo silencioso de 2025. Cuando el equipo trabaja siempre al límite, no hay espacio mental para aprender nuevas herramientas, probar nuevos procesos ni adoptar IA con criterio. La saturación convierte cualquier avance en ruido, y convierte cualquier nueva herramienta en más carga.
Estas cinco fugas han sido comunes en pymes, scaleups en crecimiento y empresas familiares. Y todas ellas explican por qué tantísimas iniciativas de IA, digitalización o automatización han tenido un impacto tan bajo. Cuando falta estructura, la tecnología solo amplifica la inercia: si hay foco, acelera; si hay desorden, lo multiplica.
6. Test R&R de 30 minutos: detectar si el freno ha sido estructural
Después de analizar más de 200 organizaciones en los últimos años, hay un patrón que se repite con una precisión casi quirúrgica: cuando una empresa no crece, el bloqueo suele estar en su estructura interna, no en su tecnología. Para ayudar a directivos y equipos a evaluar rápidamente dónde están los cuellos de botella, en Rumbo & Resultados usamos un test rápido de 30 minutos que señala si el freno es estructural, operativo o de foco.
No requiere herramientas. No requiere informes. Solo claridad. Aquí tienes la versión simplificada.
Define el objetivo real de los próximos 90 días
Si no hay un objetivo claro y compartido para el trimestre, la empresa ya está funcionando en modo reactivo. El 70 % de las pymes que analizamos en 2025 no tenían un objetivo trimestral definido con claridad.
Haz la lista de iniciativas actuales
Apunta todas las tareas, proyectos, campañas, mejoras, experimentos o ideas que están en marcha ahora mismo. En 8 de cada 10 pymes aparecen entre 25 y 60 iniciativas activas. Nadie puede gestionar eso sin fricción.
Marca cuáles están directamente vinculadas al objetivo
Si menos del 30 % de iniciativas están conectadas de forma directa con el objetivo trimestral, el problema es de foco: se está trabajando, pero no se está avanzando. Es el síntoma más repetido del año.
Identifica procesos clave que no están documentados
Si un proceso clave no está documentado —ventas, atención al cliente, campañas, reporting, proyectos— no se puede mejorar, no se puede medir y no se puede automatizar. Es el origen del 80 % de los atascos operativos observados en 2025.
Mide la capacidad real del equipo
Si el equipo está saturado, no hay adopción posible de nuevas herramientas ni integración de IA. La saturación es el enemigo silencioso de cualquier avance. Un equipo sin aire no puede pilotar cambios.
Revisa si existe gobernanza clara
¿Quién decide qué se hace y qué no? ¿Quién valida procesos? ¿Quién define los estándares de calidad? Un 60 % de las pymes analizadas en 2025 no podían responder a estas preguntas sin dudar.
Con estos seis pasos, una empresa obtiene un diagnóstico inmediato de si su freno actual es estructural (lo más frecuente), operativo (procesos que no funcionan) o simplemente de foco (exceso de iniciativas y prioridades cambiantes).
7. Los tres desórdenes estructurales que más han frenado a las pymes en 2025
Tras analizar los patrones que se han repetido en 2025, hay tres desórdenes estructurales que explican con una precisión incómoda por qué tantas pymes han invertido en IA, nuevas herramientas y proyectos de digitalización sin ver resultados reales. Son tres bloqueos que no dependen del sector, del tamaño o del presupuesto: dependen del modelo interno de gestión.
Estos tres desórdenes son los que más han limitado la productividad, la claridad directiva y la capacidad de absorber IA con retorno real.
Falta de una arquitectura de procesos mínima
En la mayoría de pymes, los procesos clave —ventas, campañas, atención al cliente, reporting, proyectos— no están definidos de forma explícita. Esto genera dependencia de personas concretas, variabilidad operativa y un bloqueo total a la hora de automatizar, medir o introducir IA con estándares claros.
La IA no crea orden: necesita orden previo. Y este ha sido el mayor cuello de botella del año.
Roles y responsabilidades mal definidas
El 2025 ha mostrado un patrón evidente: cuando las responsabilidades están difusas, la empresa se ralentiza. Sin claridad sobre quién decide qué, quién valida cambios o quién se responsabiliza de un proceso, cualquier avance genera fricción, dobles tareas y decisiones contradictorias.
Este problema ha sido especialmente crítico en empresas que han intentado “ser más ágiles” eliminando capas de coordinación… y provocando el efecto contrario: más ruido, más desgaste y peor ejecución.
Ausencia de una jerarquía de métricas conectada al negocio
Muchas pymes han generado dashboards repletos de datos, pero sin una jerarquía clara que conecte actividad con resultados reales. Sin indicadores adelantados, sin criterios de interpretación y sin responsables claros.
En este contexto, la IA no sabe qué optimizar. Y el equipo tampoco. Medir solo sirve si orienta decisiones. Y en 2025, en demasiadas empresas los datos han generado ruido, no claridad.
Estos tres desórdenes son los que han separado a las pymes que han avanzado en 2025 de las que se han quedado estancadas. Cuando estos cimientos están bien trabajados, la IA acelera todo. Cuando no lo están, la IA solo amplifica fricciones.
8. La secuencia que sí ha funcionado en 2025 (y será obligatoria en 2026)
Después de ver el rendimiento real de más de un centenar de empresas este año, hay un patrón que destaca por encima de cualquier herramienta o moda tecnológica: las empresas que han avanzado en 2025 han seguido una secuencia clara. No han improvisado. No han saltado pasos. No han metido IA “porque toca”.
Han seguido una hoja de ruta ordenada, simple y operativa. Y esta secuencia va a ser obligatoria en 2026 para cualquier pyme que quiera generar resultados consistentes.
Poner orden: clarificar prioridades, roles y objetivos
El primer paso de todas las empresas que han mejorado este año ha sido el mismo: orden interno. Sin claridad en prioridades trimestrales, definición de responsabilidades y métricas alineadas, cualquier intento de digitalización se convierte en ruido. Este paso es el que más impacto ha tenido en 2025.
Documentar los procesos clave y estandarizar lo básico
Ventas, campañas, atención al cliente, reporting y proyectos: si no están documentados, no existen. Las empresas que han progresado este año han estandarizado primero lo esencial. Esto les ha permitido mejorar, asignar responsabilidades reales y preparar la base para automatizar con sentido.
Aplicar IA solo donde ya hay orden y retorno visible
Cuando la estructura está clara, la IA deja de ser “magia” y se convierte en un acelerador. Las empresas que han conseguido retorno en 2025 han aplicado IA únicamente en procesos repetitivos, estandarizados y con un resultado medible: contenido con criterios editoriales, automatizaciones simples, análisis recurrentes o tareas operativas de baja variabilidad.
Asignar responsables claros y medir semanalmente
La diferencia entre empresas que avanzan y empresas que se estancan es la disciplina de seguimiento. No se trata de crear dashboards infinitos, sino de revisar semanalmente lo que importa: ¿Qué avanza? ¿Qué bloquea? ¿Qué ajustamos? Esto ha sido el núcleo de los equipos que han tenido éxito este año.
Ajustar cada 30 días y consolidar cada 90
2025 lo ha dejado claro: la revisión trimestral ya no es negociable. Las empresas que han ganado velocidad han trabajado con ciclos de 30–90 días: ajustes operativos cada mes y consolidación estratégica cada trimestre. Este ritmo será la norma en 2026, no la excepción.
Esta secuencia —orden > procesos > IA aplicada > responsables > seguimiento— ha sido el patrón común de todas las empresas que han generado crecimiento real en 2025. Ninguna lo ha conseguido saltándose pasos. Ninguna ha avanzado colocando IA sobre caos.
9. Qué exige 2026: arquitectura interna + IA aplicada con criterio
Si 2025 ha sido el año del entusiasmo y la prueba desordenada de herramientas de IA, 2026 será el año donde se impondrá la realidad: la ventaja competitiva no vendrá de tener más herramientas, sino de tener más orden. La IA será un multiplicador, pero solo para las empresas que entren en el año con procesos claros, roles definidos y prioridades bien establecidas.
Los análisis estratégicos y operativos que estamos realizando ya indican un cambio profundo: menos experimentación, menos “juguetes”, menos hype y más criterios sólidos de aplicación. Las empresas con mejores resultados están tomando decisiones basadas en tres principios que serán cruciales en 2026.
La IA solo funciona si los procesos están bien definidos
El próximo año no va a premiar a quienes más experimenten, sino a quienes documenten, simplifiquen y refinen sus procesos. Sin estándares, cualquier sistema de IA genera variabilidad y acaba añadiendo más tareas de revisión que valor real.
La gobernanza será tan importante como la tecnología
Empresas que no aclararon quién valida contenidos generados por IA, quién define criterios de calidad o quién decide qué automatizar han perdido semanas —o meses— en debates improductivos. En 2026, tener gobernanza clara será una barrera de entrada para competir.
Menos herramientas, más adopción real
Las pymes que más han avanzado este año no han tenido más software: han tenido mejor adopción. Menos dispersión, menos duplicidad, menos “probar por probar”. En 2026 ganará quien use pocas herramientas, bien integradas, bien gobernadas y bien adoptadas por el equipo.
Todo apunta a que 2026 será un año de selección natural: las pymes con orden interno y foco estratégico podrán aplicar IA con visión, avanzar rápido y tomar decisiones más sólidas. Las que entren en el año con desorden seguirán saturadas, dispersas y sin retorno claro.
El salto no será tecnológico, será organizativo. La IA será relevante, sí. Pero solo para quienes entren en el año con una arquitectura interna capaz de sostenerla.
10.Conclusión: el salto real no es tecnológico, es organizativo
Lo que ha dejado claro 2025, con datos y con experiencia directa en pymes reales, es que el problema no ha sido la IA. Ha sido el desorden interno: prioridades difusas, procesos inexistentes, roles poco definidos y decisiones que cambian cada semana. En ese entorno, la IA no corrige nada. Solo amplifica el caos.
En cambio, las empresas que sí han avanzado comparten un patrón común: orden antes que automatización. Han usado la IA como un multiplicador de sus fortalezas, no como un parche para sus debilidades. Han aplicado criterio, han simplificado, han documentado y han creado una arquitectura interna que permite que cada nueva herramienta tenga un sitio, un propósito y un responsable.
2026 no premiará a quien tenga más herramientas, sino a quien tenga la estructura que permite convertir la IA en resultados reales.
Esa es la diferencia entre experimentar y avanzar. Entre probar y consolidar. Entre acumular automatizaciones sin impacto… y construir un modelo capaz de tomar mejores decisiones, reducir ruido y acelerar con sentido.
Ese es exactamente el enfoque que defendemos en Rumbo & Resultados: claridad estratégica, orden operativo y una aplicación de IA que genera retorno, no ruido. Un modelo que parte de un principio simple: la tecnología solo multiplica aquello que ya está ordenado.
Preguntas frecuentes sobre IA, estructura y pymes
Respuestas claras y directas a las dudas que más se repiten cuando una pyme quiere introducir IA, pero sospecha —con razón— que su estructura organizativa aún no está preparada.
¿Tiene sentido usar IA si los procesos de mi empresa están “en pañales”?
Sí, siempre que lo hagas en casos de uso muy concretos y con expectativas realistas. Empieza por tareas acotadas: resumir reuniones largas, mejorar propuestas, generar borradores de contenido o preparar análisis rápidos.
Lo que no funciona es intentar que la IA arregle procesos desordenados o una ausencia total de prioridades. Ahí solo amplifica el caos.
¿Necesito un “equipo de IA” o un Chief AI Officer?
En una pyme, casi nunca. Lo que sí necesitas es que dirección y mandos intermedios tengan claro para qué se va a usar la IA, qué decisiones afecta y qué criterios de calidad deben aplicarse.
Puedes tener una persona de referencia técnica, pero la responsabilidad es de negocio: comercial, marketing, operaciones.
¿Cómo evito que la IA se convierta en otra moda pasajera?
La clave es vincular cada iniciativa de IA a objetivos, métricas y responsables claros. Si en tres meses no ves impacto en indicadores reales, paras, ajustas o cambias de enfoque. La IA debe someterse a la misma disciplina que cualquier otra inversión.
¿Qué hago si el equipo tiene miedo de que la IA sustituya su trabajo?
Es normal. La mejor forma de eliminar ese miedo es usar la IA primero para quitar tareas repetitivas, no para recortar puestos ni controlar a nadie.
Cuando el equipo ve que la IA le ahorra trabajo tedioso y le permite concentrarse en tareas de más impacto, la adopción se vuelve natural.
¿Por dónde empiezo si ahora mismo todo parece demasiado grande?
Empieza por el checklist del apartado 6 y sé completamente honesto con tus respuestas. Luego elige un solo proceso, no cinco: por ejemplo, mejorar propuestas comerciales.
Define un caso de uso concreto: qué quieres mejorar, quién lidera el proceso y cómo lo medirás. Una vez funcione, extiéndelo a otra área. Ese es el camino realista.
👉 Si diriges una pyme y te reconoces en este escenario, podemos ayudarte a poner orden antes de acelerar: clarificar prioridades, estructurar procesos y aplicar IA donde genera impacto real —sin ruido, sin improvisación y sin añadir más herramientas inútiles.
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